O ciclo de vida de um empréstimo

Terça-feira, 30 de maio de 2017 por Miranda Hambro e Matt Heffernan

Muitos museus têm um programa ativo de empréstimos, emprestando e emprestando a outras organizações. Por exemplo, curadores para Nova York no seu núcleo vasculhou coleções por todo o lado para complementar as ricas coleções do Museu, contando a história desta grande cidade. Há muito trabalho durante um longo período de tempo envolvido na realização desses empréstimos. Vamos aos bastidores para obter uma visão geral do processo.

Ao planejar uma exposição, os curadores procuram itens em sua própria coleção e nas coleções de outras instituições para ilustrar a história que desejam contar. Imagine que uma instituição de empréstimo identifique empréstimos na coleção do Museu da Cidade de Nova York. Depois de identificar nossos itens, muitas vezes pesquisando em nosso site on-line Portal de Coleções, eles nos enviam uma carta explicando a exposição que estão planejando e solicitando o empréstimo. Isso normalmente acontece de um a dois anos antes da abertura da exposição!

Depois que recebemos a solicitação, juntamente com um relatório de instalações detalhando as condições específicas da instituição mutuária, os registradores buscam informações sobre os itens, confirmam que os objetos não são necessários em sua própria instituição para uma exposição e ainda não foram prometidos para um evento. Empréstimo em outro lugar. Eles também confirmam, por meio de registros meticulosos do banco de dados, que esse objeto não foi exibido recentemente. Dependendo do tipo de material, uma vez que um objeto esteja em exibição (o período de tempo varia), ele deve "descansar" em um ambiente controlado, longe de toda a luz antes que possa ser exibido novamente.

Reginald Marsh (1898-1954). Navio-farol de Ambrose. 1937. Museu da cidade de Nova York. 76.24.2

Em seguida, os registradores apresentam a solicitação aos curadores e arquivistas da coleção, que fazem uma inspeção física para determinar se os itens são fortes o suficiente para resistir à exibição. Às vezes, isso pode significar viajar por meses ou até anos de cada vez. Os curadores determinam se um item precisará ou não de conservação antes de poder viajar e quanto tempo pode demorar. Eles também estipulam se um correio será necessário ou não, como quando seleções recentes de nossos Jacob Riis coleção viajou para Demark.

Após toda essa pesquisa e verificação, os itens e solicitações de empréstimo são apresentados ao Comitê de Cobrança. Este é um grupo formado por vários grupos constituintes dentro do Museu: curadores, registradores, diretor, membros do conselho etc. Eles dão sua aprovação e recomendam que o empréstimo seja aprovado pelo Comitê Executivo e depois é apresentado ao Conselho inteiro. Todo esse processo pode demorar vários meses.

Depois que o empréstimo é aprovado, os registradores redobram seus esforços - se for necessária conservação ou limpeza, providenciamos a conservação das obras. Se for necessário um engradado, organizamos os fabricantes de engradados para medir os itens e preparar um engradado para eles. Normalmente, os registradores da instituição tomadora providenciam o embarque (são necessárias empresas especializadas em manuseio de arte com experiência em mover objetos frágeis e historicamente importantes), mas a instituição emprestadora deve aprovar sua escolha. A instituição mutuária também deve enviar uma prova da cobertura do seguro, que os registradores de empréstimos revisam e aprovam. Os registradores de empréstimos estabelecem um contrato legal com a instituição tomadora, chamado contrato de empréstimo, estabelecendo todos os requisitos necessários para cada objeto único.

Pedaço de vidro do Palácio de Cristal. ca. 1853. Museu da cidade de Nova York. 36.407.

Finalmente, chega o dia do embarque: os registradores supervisionam a embalagem dos itens e os carregam no caminhão e no avião (se necessário). O registrador pode até acompanhar o item ao seu novo local temporário para supervisionar a instalação. Os registradores da instituição tomadora de empréstimos estão certamente disponíveis, supervisionando a instalação e certificando-se de que todos os itens sejam tratados conforme estipulado no contrato de empréstimo, garantindo níveis de luz, temperatura, enquadramento e montagem e requisitos de segurança.

William Auerbach-Levy (1889-1964). George Gershwin ao piano. 1926. Museu da cidade de Nova York. 67.109

Durante a execução da exposição, o registrador do mutuário está disponível para garantir que os itens sejam tratados conforme especificado pela instituição financiadora (que as fotos não sejam tiradas se isso não for permitido, etc.). Eles realizam verificações diárias do espaço da exposição e alertam imediatamente seus colegas na instituição de empréstimo, se houver algum tipo de problema.

Quando a exposição termina, o processo é revertido - os registradores estão lá para a desinstalação, a re-embalagem (todos os materiais de embalagem são mantidos e rotulados, para que os itens possam ser re-embalados exatamente como foram embalados originalmente) e remessa de devolução.

Depois que o material emprestado retorna, descompactamos, verificamos cuidadosamente sua condição (isso também é feito em todas as etapas do processo) e devolvemos ao armazenamento. Atualizamos todos os registros do banco de dados, para que futuros registradores possam ver rapidamente o histórico de exposições do objeto.

Para obter informações adicionais sobre empréstimos para cobranças, entre em contato com o escritório dos registradores em MCNY-Registrars@mcny.org.

Por Miranda Hambro e Matt Heffernan

Miranda Hambro é a registradora principal da exposição e Matt Heffernan é registrador no departamento de coleções.

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